*Por Karen Peterson

Os últimos dois anos foram tumultuados para os setores de hotelaria, incentivo e viagens, mas a proverbial luz no fim do túnel está se aproximando e se tornando mais nítida.

À medida que o setor de eventos se prepara para retornar aos eventos ao vivo, eles estão usando as últimas tendências em planejamento de eventos, juntamente com as lições que aprenderam sobre engajamento, conteúdo virtual e análise de participantes para alimentar suas estratégias de planejamento de eventos presenciais.

A “reunião híbrida” é o nosso futuro por enquanto. Algumas pessoas estão totalmente dispostas a se encontrar pessoalmente e outras ainda são um pouco céticas e querem fazer reuniões virtualmente. É fácil entender o porquê, e os formatos estão mudando para atender aos “novos” formatos de experiências presenciais e virtuais.

Além do ceticismo dos convidados, porém, os eventos híbridos também estão se mostrando eficazes e econômicos como uma abordagem mais global para o planejamento de eventos no futuro. Embora não possamos esperar para voltar a nos encontrar pessoalmente, os benefícios dos eventos virtuais são difíceis de ignorar. Esses tipos de eventos reduzem o risco, o custo e a pegada de carbono. Ao mesmo tempo, eles melhoram a flexibilidade, a análise e o alcance do público. A maioria concordaria que nada supera um evento presencial, mas às vezes o pagamento não corresponde ao pagamento.

Um evento híbrido atrai participantes remotos e presenciais. Eles podem se reunir em um local para fazer networking, ver produtos e aproveitar a experiência. Ao mesmo tempo, pessoas que não podem ou não querem viajar podem participar de seus computadores e celulares. Em muitos casos, as necessidades e o espaço do evento presencial são bastante reduzidos, permitindo maneiras econômicas de alcançar as massas.

Os eventos híbridos também abordam muito bem o risco. Planejar eventos híbridos é uma boa forma de as empresas se protegerem em caso de saúde e outras emergências. Se as condições mudarem e as pessoas não puderem viajar, você pode alternar com o clique de um botão para um modelo totalmente virtual.

Apesar dos benefícios, os encontros híbridos ainda apresentam desafios. Se você não planejar com cuidado, eles podem ser bastante complicados e até surpreendentemente caros. A maioria das empresas está lutando para descobrir os pacotes de software certos para streaming e interação. Dado que novas tecnologias estão sendo lançadas constantemente neste espaço, a solução de hoje nem sempre é compatível com o evento de amanhã. Isso os torna difíceis de realizar com sucesso – especialmente com as equipes de planejamento e orçamentos menores de hoje. Às vezes, tornamos a montagem de um evento híbrido mais complicada do que o necessário.

Por exemplo, muitas equipes de marketing montam uma colcha de retalhos de soluções pontuais para produzir eventos híbridos. Isso adiciona complexidade. Você deve gerenciar diferentes fornecedores e lutar com sistemas que nem sempre funcionam em sincronia. Algumas coisas a serem consideradas ao planejar um evento híbrido:

1. Simplifique a tecnologia.
  • Use tecnologia que trata de eventos virtuais, híbridos e presenciais em uma única plataforma. As soluções tudo-em-um mesclam dados entre atividades pessoais e digitais.
  • Como tal, eles facilitam a vida dos profissionais de marketing, participantes e partes interessadas.
  • Unifique a marca.
  • Forneça insights mais profundos sobre os clientes.
  • Fornecer uma visão abrangente do retorno sobre o investimento.
  • Certifique-se de que sua plataforma também forneça eventos de todos os tamanhos. Ele deve lidar com tudo, desde pequenas reuniões virtuais no estilo webinar até grandes conferências híbridas. Você reduzirá os custos de treinamento e operações com uma plataforma para todos os planejadores, de novatos a profissionais.
2. Aumente o engajamento.

Um envolvimento mais profundo é a maneira número um de melhorar a experiência do participante virtual. Os participantes no local desfrutam das reuniões, recepções e energia dos eventos ao vivo. Os participantes remotos perdem essas experiências. Além disso, eles enfrentam distrações contínuas, de e-mails, mídias sociais, vida doméstica e muito mais. Isso torna mais difícil capturar e manter sua atenção. Tenha alguém, ou uma equipe, dedicada a manter seus participantes virtuais engajados.

3. Torne as experiências virtuais especiais.
  • Asse o engajamento no design do evento desde o início. Toque música animada enquanto os participantes fazem login na plataforma. Recrute um MC dinâmico para dar uma recepção calorosa. Execute desafios rápidos de perguntas e respostas enquanto os participantes esperam que o resto do grupo participe.
  • Entregue o melhor conteúdo possível. Descubra os tópicos que os participantes mais valorizam. Você pode realizar pesquisas pré-evento e verificar suas inscrições e comentários no chat. Obtenha alto-falantes de alto nível. Torne as sessões virtuais interativas também, usando enquetes, feeds de atividades, perguntas e respostas e bate-papo.
  • Grandes eventos virtuais são como programas de entrevistas na TV. Os dados mostram que as sessões digitais mais envolventes incluem painéis de discussão e entrevistas. Os participantes querem mais de um orador apresentando um PowerPoint.
  • Apresenta entrevistas ao vivo no estilo de notícias de TV para participantes de eventos on-line quando os participantes presenciais fazem uma pausa para o almoço. Converse com influenciadores para saber a opinião deles sobre as principais notícias do dia. Seu produtor também pode oferecer aos participantes um tour virtual pelos bastidores. Eles aprenderão algo novo sobre a produção de eventos híbridos.
  • O vídeo de alta qualidade é fundamental para envolver o conteúdo virtual. Considere gravar sessões principais em um estúdio. Ou use uma plataforma virtual com software de produção de vídeo em nuvem. Você obterá ferramentas para fornecer conteúdo com qualidade de transmissão e reduzir o risco que acompanha essas produções.
  • E se as variantes do Covid fizerem com que os casos aumentem logo antes do seu evento? Pré-grave algum conteúdo com líderes do setor. Se você precisar cancelar a parte presencial do seu programa, ainda terá conteúdo valioso. Após cada sessão gravada, realize perguntas e respostas ao vivo, para que os participantes possam interagir em tempo real com os palestrantes.

De muitas maneiras, os eventos híbridos oferecem o melhor dos dois mundos. Eles expandem as oportunidades de se conectar com clientes em potencial, educar e construir seu pipeline de vendas.

Qualquer profissional de eventos que trabalha no cenário atual sabe que planejar um evento virtual não é tarefa fácil. Você não pode simplesmente transmitir um evento ao vivo e chamá-lo de virtual. Os eventos virtuais precisam ser experiências interativas envolventes.

É por isso que escolher seu parceiro de tecnologia é vital para o sucesso. E mesmo assim, o dia de um evento pode ser especialmente estressante para os produtores de eventos. E se você tiver problemas de conectividade? Clareza de som ruim? Alto-falantes despreparados? O que fazes, então?

Pare de puxar o cabelo! Ao preparar e tomar as medidas certas, seu evento virtual acontecerá sem problemas.

*Karen Peterson é membro da  Strategic Choice Partners e ajuda as empresas de Vendas Direta com seu planejamento de eventos e incentivos. Ela é uma Certified Meeting Professional com mais de 30 anos de experiência trabalhando com empresas de Venda Direta.

Fonte: The World Of Direct Selling