Ter um plano confortável que é mais pró-ativo do que reativo e definir a expectativa de que nada sairá como planejado, mas que cada mudança é planejada, ajuda a garantir o sucesso.

Todos nós olhamos pela janela enquanto a chuva e os relâmpagos destruíam nossas esperanças do que seria aquele dia. Quando crescemos, sempre nos disseram para ter um Plano B. Mas, como planejadores de eventos, planejamos essas variáveis porque com tantas pessoas envolvidas e tantas coisas em jogo – o show deve continuar.
Os planejadores de eventos, os pivotadores originais, lidam com muitas coisas, desde o clima imprevisível, transformando um jantar elegante na praia em um pesadelo arenoso, até erupções vulcânicas que aterrissam voos que prendem um orador principal em um local que exigirá ligações intermináveis de trens, carros e barcos para chegar ao palco. Eles felizmente resolvem esses problemas a fim de atingir seu objetivo; mas 2020 tinha algo diferente em mente para o mundo dos eventos e viagens, e para todos nós.

2020 não apenas nos lembrou de que as coisas mudam, mas revelou totalmente o fato de que os melhores planos são crivados de vulnerabilidade. E também, não há solução de problemas criativos para mudar efetivamente o que acontece quando o mundo entra de cabeça em uma pandemia global. Para a maioria de nós, o show não continuou em 2020. Ficamos confusos, surpresos, decepcionados e um pouco assustados. Ao olhar para 2021, tivemos que mudar nosso pensamento e planejar dentro de uma pandemia, não em caso de uma.

Ao projetar nosso plano de gestão de crises para 2021 no final de 2020, estávamos determinados a tornar nossos eventos o mais à prova de crises possível, motivados pela decepção de cancelar nossa Conferência Anual de Membros no início do ano. Nossa solução (o plano) foi criar três versões do nosso evento de assinatura: um presencial ou físico (A), um híbrido de físico e virtual (B) e por último, um totalmente virtual (C) e estar pronto para executar qualquer versão única ou uma combinação em um determinado momento, sabendo que não passamos por todas as turbulências que o COVID-19 continua a causar. Cada decisão tomada tinha que funcionar para todos os 3 cenários (A, B e C) e ser intercambiáveis e gerenciadas por uma pequena equipe em tempo hábil.

Nossa decisão de realizar a conferência em Sydney foi baseada no fato de que 70% de nossos membros residem em Nova Gales do Sul (mesma região de Sydney). Ou seja, mesmo com o fechamento das fronteiras, ainda cumpriríamos o número mínimo de acordo com nosso contrato de local e seríamos capazes de realizar uma conferência híbrida – uma combinação de A e B. Isso nos permitiu escolher o local com o melhor plano COVID e uma sala para acomodar todos os nossos delegados, mesmo em uma restrição de 4 metros quadrados e vender ingressos que seriam automaticamente revertidos para ingressos virtuais se um evento físico se mostrasse impossível.

Um bloqueio estadual na semana anterior à conferência nos deu a oportunidade de testar o plano, quando perdemos quase 15% de nossos delegados devido à proibição de viagens para vitorianos que entraria em vigor três dias antes da data de início da conferência. Conseguimos trocar as passagens físicas em situação de confinamento ou desconfortáveis de viajar por ingressos virtuais dentro de dez minutos após o anúncio da proibição de viagens. As comunicações se seguiram imediatamente, não permitindo espaço para confusão, especulação e, o mais importante, nosso público virtual se sentiu considerado e valorizado.

O show foi projetado em blocos de duas horas para garantir que nossos participantes virtuais se sentissem parte dele tanto quanto possível e no tempo de inatividade nossos participantes físicos estivessem livres para se misturar. E como estávamos incorporando a tecnologia necessária para permitir uma combinação de conteúdo físico e de fluxo; sabíamos que também era possível tornar-se totalmente virtual. Essa tecnologia também nos permitiu aproximar palestrantes e apresentadores de todo o mundo, a maioria dos quais ficou mais do que felizes em participar ao vivo do conforto de sua casa.

Um apresentador, programado para aparecer ao vivo no palco naquela manhã, acordou a Direct Selling Austrália para informar que seu voo para Sydney foi cancelado, impedindo efetivamente sua presença. Uma mensagem de texto e um e-mail depois, ele foi imediatamente colocado em nossa configuração de palestrante virtual e apresentou sua palestra naquela manhã no horário e sem incidentes. Planejar dessa forma significava que para a equipe de DSA não havia surpresas, apenas soluções pré-existentes. Nosso público foi informado do que aconteceu durante a introdução, mas ninguém saberia que não foi planejado (mas foi, em certo sentido).

O que, no final das contas, manteve nossa conferência de 2021 em boa posição foi empregar uma maneira diferente de encarar a gestão de crises e manter nossos associados engajados, independentemente de sua localização. E nas mais de 8 horas de conteúdo apresentado, apenas 15 minutos foram pré-gravados pelo design, estrategicamente para manter o máximo possível da sensação ao vivo. Pouco mais de duas semanas depois, Sydney estaria mergulhada em um bloqueio que ainda continua.

Claro, tivemos um pouco de sorte, mas também tínhamos um plano sólido e, no futuro, todos os eventos terão o mesmo planejamento ABC com duas datas, a publicada e a de backup com todos os nossos participantes e apresentadores cientes e liberados para qualquer uma delas.

Tivemos ótimas experiências e aprendizados neste ano planejando e hospedando eventos de venda direta com participantes e apresentadores físicos e virtuais. Alguns incluem:

– Verifique todos os contratos com uma nova ótica
– Negociar novos números mínimos
– Envolva palestrantes prontos para apresentações “físicas” e “virtuais”
– Tenha comunicações de crise escritas e prontas para enviar, então não é uma crise
– Tenha datas de reserva com o local e os principais apresentadores
– Tenha todas as decisões com A, B e C em mente
Todas as mudanças impostas nos últimos 18 meses, às vezes, nos deixam um pouco tontos; mas o plano nos mantém ancorados e capazes de seguir em frente.

Este artigo foi escrito por Gillian Stapleton, CEO da Direct Selling Austrália. Gill foi nomeada CEO da Direct Selling Austrália em julho de 2016 como a primeira mulher indicada para este cargo nos 54 anos de história da Associação. Ela começou sua carreira como professora no Reino Unido, mas ingressou em um negócio de venda direta domiciliar, para que pudesse ser mãe em tempo integral de seus dois filhos. Alcançando grande sucesso ao administrar seu próprio negócio, Gill recebeu a oferta de um cargo corporativo na Austrália em 2000. Gill já atuou como membro do Conselho da DSA e corre maratonas em seu tempo livre.

Publicado por The World of Direct Selling (https://worldofdirectselling.com/)